การประเมินค่าของระบบ OA
ผู้บริหารสำนักงานต้องทำการประเมินค่าของระบบ OA เช่นเดียวกับการประเมินค่าของ ระบบงานอื่นๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้หรือไม่ ดีเพียงใด และมีประโยชน์มากน้อยอย่างไรให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
- มีการช่วยเหลืออย่างสาเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้
- มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล
- มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
- ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายของระบบ
- จัดทำตารางเวลาการทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงาน
- มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
- มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดบางครั้งผู้บริหารอาจส่งข้อมูลให้แหล่งภายนอก(outsourcing) ปฏิบัติการด้านข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นเพราะบริษัทไม่มีความสะดวกเพียงพอในการจัดการด้านข้อมูล ซึ่งมีข้อดีในการจ้างแหล่งภายนอก คือ ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากในเรื่องคอมพิวเตอร์ งานมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาทำงานข้อมูล เพราะแหล่งภายนอกมีความชำนาญมากกว่า ได้รับความสะดวก ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและไม่ต้องกังวลกับปัญหาความปลอดภัย ทั้งนี้จะใช้วิธีใดก็แล้วแต่นโยบายและวัตถุประสงค์หลักในการบริหารสำนักงานของแต่ละองค์การ
- วันนี้ขอเอาหลักหลักเกณฑ์ในการพิจารณาเลือกใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ
โดยนำข้อมูลมาจากเว็ปไซด์แห่งหนี่ง ซึ่งหลักเกณฑ์ที่ใช้พิจารณาระบบนั้นมีคณะกรรมการพิจารณาระบบห้องสมุดอัตโนมัติ 10คน ของที่ทำงานแห่งหนึ่งโดยเกณฑ์การพิจารณาคะแนน จะดูจากรายละเอียดและการประเมินระดับคะแนน ดังคุณสมบัติด้านล่างนี้
1. ระบบงานจัดหา (Acquisition)
1.1 สามารถจัดการด้านงบประมาณและการจัดซื้อ ทวงถามศูนย์หนังสือได้
1.2 จัดการ ควบคุมรายการและติดต่อสื่อสารผู้จำหน่ายร้านค้า
1.3 สามารถตรวจสอบรายการสั่งซื้อโดยการแก้ไขได้ก่อนการสั่งซื้อ
1.4 จัดการเกี่ยวกับอัตราการแลกเปลี่ยนเงิน
1.5 สามารถสร้างระบบความปลอดภัยในโมดูลได้
1.6 กำหนดสิทธิ์และอนุญาตให้เฉพาะบุคคลได้
2. ระบบงานวิเคราะห์หมวดหมู่และลงรายการ (Cataloging)
2.1 บันทึกรายการบรรณานุกรมได้ในรูป MARC และ Non- MARC
2.2 สามารถเพิ่ม ลด แก้ไข Tag, Subfield ใน MARC ได้
2.3 เชื่อมต่อกับระบบ Thesauri ได้จากหน้าจอ Catalog
2.4 สนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบ MARC มาตรฐานได้
2.5 จัดเก็บรายละเอียดสารสนเทศฉบับสมบูรณ์ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์ฯ
2.6 สามารถป้อนข้อมูลจากสื่อต่าง/สื่ออิเล็คทรอนิกส์มาอยู่ในรูปแบบ MARC
2.7 มีระบบ Authority Control ตรวจสอบรายการผู้แต่ง หัวเรื่องให้เป็นมาตรฐาน
3. ระบบงานบริการยืม-คืน (Circulation)
3.1 สามารถกำหนดระเบียบการยืม-คืนวัสดุห้องสมุดได้ตามประเภทสมาชิก
3.2 สามารถกำหนดเวลาการยืมวัสดุแต่ละประเภทได้
3.3 สามารถเก็บประวัติรายละเอียดการยืมของสมาชิกแต่ละคนได้
3.4 สามารถดูรายการยืมและรายการจองของตนเองผ่านอินเทอร์เน็ต
3.5 สามารถกำหนดปฎิทิน เพื่อจัดการเรื่องกำหนดวันส่งได้
3.6 สามารถจัดการเกี่ยวกับค่าปรับ
3.7 สามารถจัดการเกี่ยวกับการยืมวัสดุห้องสมุดในช่วงเวลาสั้นได้
3.8 สามารถจัดการเกี่ยวกับการยืม-คืนวารสารในลักษณะ In-House-Use
3.9 สามารถพิมพ์รายงานและสถิติได้ตามความต้องการ
คุณลักษณะของระบบงานบริการยืม-คืน (Circulation)
1) กลุ่มผู้ใช้เป็นทั้งแบบ National และ Local
2) สามารถทำการยืม-คืน โดยใช้ระบบบาร์โค้ดหรือเลข ID ของสมาชิกห้องสมุด
3) สามารถแสดงข้อมูลรายละเอียดของผู้ใช้บริการได้
4) สามารถทำการคำนวณเงินค่าปรับได้โดยอัตโนมัติ
4. ระบบงานวารสารและเอกสาร (Serial Control)
4.1 สามารถใช้ข้อมูล Vendor ร่วมกัน
4.2 สามารถสร้างรายการ Holding วารสารและให้แสดงผลที่ OPAC
4.3 สามารถตรวจสอบสถานะของวารสารแต่ละรายชื่ออยู่ในสถานะใด
4.4 สามารถจัดระบบควบคุมและคำนวณค่าใช้จ่าย ค่าบอกรับวารสาร ทำบัญชีวารสาร
4.5 สามารถออกจดหมายทวงวารสาร ไปยังผู้จัดจำหน่ายหรือตัวแทนได้
5. ระบบงานสืบค้นรายการทรัพยากร (Online Public Access Catalog)
5.1 สนับสนุนการทำงานแบบ Internet Web Clients
5.2 สามารถสืบค้นข้อมูลได้หลายรูปแบบ โดยค้นจากชื่อผู้แต่ง นิติบุคคล ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง เลขเรียกหนังสือและคำสำคัญ
5.3 สามารถสืบค้นแบบเทคนิคตรรกบูลีน
5.4 สามารถสืบค้นภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเรียง ลำดับอักษรตามพจนานุกรม
5.5 สนับสนุนการสืบค้นผ่านมาตรฐานโปรโตคอล Z39.50
6. อุปกรณ์สนับสนุนการทำงานบนเครือข่าย
7. ความสามารถในการรองรับข้อมูลในอนาคต
8. คุณสมบัติอื่นๆ
- และนี่ก็คือคุณสมบัติที่ตั้งไว้แบบคร่าวๆ โดยให้คณะกรรมการลงคะแนนการลงคะแนนเริ่มจากการให้ตัวแทนของบริษัท demo ระบบให้คณะกรรมการชม หลังจากนั้นจึงนำคะแนนของคณะกรรมการทุกคนมารวมกัน แล้วพิจารณาคุณสมบัติที่ผ่านตามเกณฑ์
รูปภาพประกอบ ห้องสมุดของประเทศอินเดียที่ทำการปรับปรุง จัดทำฐานข้อมูลและระบบห้องสมุดศูนย์สกฤตศึกษาและจัดหมวดหมู่หนังสือตามระบบมาตรฐานสากล
- จัดทำฐานข้อมูลและจัดระบบ หนังสือด้านภาษาสันสกฤต ห้องสมุดศูนย์สันสกฤตศึกษา (พ.ศ. 2544-ปัจจุบัน ได้ดำเนินการจัดระบบห้องสมุดศูนย์สกฤตศึกษาและจัดหมวดหมู่หนังสือตามระบบมาตรฐานสากล พร้อมกับจัดทำฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์เพื่อการสืบค้นหนังสือ โดยความร่วมมือจากอาจารย์ และนักศึกษาภาควิชาภาษาตะวันออก ระหว่างวันที่ 1 ตุลาคม 2544 – 30 พฤษภาคม 2545ในปัจจุบันยังมีหนังสือที่มีผู้บริจาคให้อย่างต่อเนื่อง
แหล่งที่มาของข้อมูล
- หลักเกณฑ์ในการพิจารณาเลือกใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ และรูปภาพประกอบรูปที่ 1
http://projectlib.wordpress.com/2008/06/20/library-automation-selection-method - รูปภาพประกอบรูปที่2
http://www.praphansarn.com/new/c_libery/detail.asp?ID=71 - รูปภาพประกอบรูปที่ 3 ห้องสมุดประเทศอินเดีย
http://www.ssc.su.ac.th/link1/news.htm - การประเมิสค่าระบบOA
http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น